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作家相片Sunnie Lei

PCDA+BUJO的記錄思維

已更新:2021年6月22日

生命真正的喜悅,源自於為一個自己認為值得的目標,付出無限心力的時刻。


有意識的行為指的是依據信念行動,相反的做法是採取放任自動駕駛模式,

  • 你知道自己現在為什麼在做這件事嗎?

  • 很多人很忙,背後的真相是生活失控

  • 選擇的自由是一種特權,一把雙面刃。

  • 每個決定都需要你的專注力,你必須投入時間和精力。

目標管理使用PDCA思想,加上BUJO記錄方式,形成整套目標管理的日記


BUJO即子彈筆記,是由一種通過簡潔的符號系統收集任務、排序任務並解決任務的高效率筆記法。其最大特點是簡單,用簡單的語句和符號清晰表達意圖、管理生活。

 

管理循環 PDCACycle的概念最早是由美國品質管理專家戴明(W. Edwards Deming)提出來的,又稱為「戴明循環」。後來擴及企業各階層的管理思維及行動上,並經由不斷的改進而成為現今的面貌。


PDCA四個英文字母及其在PDCA循環中所代表的含義如下:


所謂的「P」指的是計畫(plan)。一份成功的計畫是許多周詳規劃(planning)的結果。根據計畫,工作者才能夠展開行動,才能夠完成任務。有一句話說:不會有人計劃要如何做才會失敗,但是卻經常有人會因為計畫而遭致失敗,所以計畫的好壞就已經預言了行動的成敗,掌握高績效計畫的竅門就是計畫成敗的關鍵。

  • PPlan)--計畫,確定方針和目標,確定活動計畫

  • DDo)--執行,實地去執行,實現計畫中的內容

  • CCheck)--檢查,總結執行計畫的結果,瞭解效果為何,及找出問題點

  • AAction)--行動,根據檢查的問題點進行改善,將成功的經驗加以適當推廣、標準化;將產生的問題點加以解決,以免重複發生,尚未解決的問題可再進行下一個PDCA循環,繼續進行改善。

撰寫計畫時可多想想5W2H的構面,如下:

  • 1.What (這個計畫要完成什麼任務?)

  • 2.Why (為什麼是這個計畫而不是別的?)

  • 3.Who (誰和這個計畫的執行有關?)

  • 4.When (和計畫有關的時間考量)

  • 5.Where (和計畫執行有關的場合地點考量)

  • 6.How (計畫執行所需的相關技術、相關配套措施等)

  • 7.How much (計畫的成本效益評估等)。

這七個構面的思考能夠協助我們在行動之前做好規劃,避免計畫挂一漏萬所帶來的危機。

 

D」就是根據計畫去執行(Do)任務,唯有透過行動,計畫才會有意義。不過,我們在執行計畫的過程當中,可能會發現有些出乎意料之外的狀況,衝擊到原先的計畫藍圖,使得執行結果和原先的計畫不同,因此就必須透過檢核,看看執行結果和計畫的要求是否能夠符合,因此產生了--->「C」(Check)的需要。

 

C」僅代表了Check的動作,當事人必須擁有問題意識,要能夠發現問題。惟光是擁有問題意識而不加以處理的話,問題還是會繼續存在,所以C還必須是Control,也就是對於差異的部分還要能夠加以控制、處理。換句話說,C除了代表問題意識之外,還代表著問題解決的能力。


時代環境變化的速度已經是遠遠超乎過去的經驗法則或是一些以往所習慣的遊戲規則,當今的時代當中,唯一不變的真理就是變。因此C」的第三項內涵就是要能夠懂得變通(Change),如果一味堅持一成不變的話,勢必是很難通得過時代的考驗的。 Check+Control+Change

 

A」,代表著行動(Act),而且不同於D的單純執行動作,A代表的是一種標準化的行動(Standard Operation Process,S.O.P.),我們要能夠把之前在檢核行動的當中,或者是根據修正、調整過後的計畫在執行的過程當中所累積到的成功經驗或是遭遇到的失敗教訓,都要能夠將之轉換成為有價值的心得

 

換句話說,爾後如果自己在工作上碰到類似的情況時,由於自己或別人在之前就曾經遭遇過了,並且已經轉換成為寶貴的心得,所以自己不必再度透過嘗試錯誤的方式去解決問題,而是根據前面所述的寶貴心得,以標準化的方式來加以因應,見招拆招,因為各種問題都有其標準化的理想答案,自己只要去運用這些心得就可以了。


標準化的行動使得下一階段的計畫能夠提高水準,因為很多經驗或教訓都被移轉成為下一次計畫的基礎,也大幅增加了成功的機率以及提升計畫的績效。

 

BuJo

周計劃是計劃分解層面最小時間單位。以周為單位對個人目標的各個項目推進情況進行計劃、檢查、分析,制定改進措施是比較合理,且效率較高的。


周計劃模版分為三部分,一是周計劃頁,二是每日日程頁,三是周小結頁。週計劃的P在周計劃頁中體現;D在日程頁中體現;C、A在周小結頁中體現。

週計劃頁 週計劃內容主要內容包括: 1、本周大事,如項目中必須完成的限期任務,必須要在某天提交的報告等重要且緊急的任務,可列入計劃中 l 區上; 2、為後續事項順利開展做保障的任務,比如下週要提交項目總結報告,本週要提前完成數據和資料收集工作。這些重要但本周無限期的任務,可列入計劃中的II區內。 3、正在培養的習慣、堅持的事項,如簡書日更、每日鍛煉等等,可列入計劃中的III區內。 4、其他事項,興趣、娛樂的開展,放入4區。

週計劃第二個內容是本週確定的日程和重要節點提示,可放在周計劃頁每日提示欄中。

 

日程頁 日程頁採用“FAST工作法”(具備可參考:閱讀記錄(6)|搞定最重要的事:FAST工作法)。在行動清單區,分別標示出每天的三隻青蛙和蝌蚪任務。在時間軸區,記錄每天在哪個時間段做了什麼事,對於10分鐘以內的搞定的事項就不要記了,主要記錄大段時間做的事項,以及每個事項花銷的番茄數。


同時在時間軸的左邊還可以記錄一些消息,如打電話通甚麼要在什麼時間開展什麼事,這個任務完成過程有什麼想法點等等,做為一些記錄的引子。具體詳細的記錄可在其他工作頁面上寫清楚。

使用行動清單就是DO的思維,這裡的行動清單不等於週計劃頁上的事項,而是周計劃頁中事項經過任務拆解後的行動。執行完這個行動後,打勾記錄;未執行完要簡單在行動反思欄中記下原因。每日的行動反思進行記錄。

 

周小結頁 周小結記錄一周CA的,檢查主要是對本週事項完成情況符合月度計劃和專題項目達到目標情況進行比對檢查,分析原因;改進主要是對重點項目和習慣項目在本週開展過程進行回溯、思考、總結,對於成功的經驗持續做,對於有問題的地方停止不合適的作法,找到改進方案,開始做。


基本內容包含 4 項

  • 1、Index 索引頁 / 目錄:能快速找到『未來規劃表』、『月計劃』、『日計劃』等,各種記事的頁碼。

  • 2、未來規劃表:簡單記錄著每個月的重要任務。(請務必精簡,詳細的內容留在月計劃與日計劃中。)

  • 3、月計劃:記錄當月的首要任務、約會與活動。

  • 4、日計劃:可以仔細記錄每天的待辦事項,並運用特殊符號來區分不同類型的記事

链接:著作权归作者所有。商业转载请联系作者获得授权,非商业转载请注明出处。

 

閱讀可以是一件多少主動的事,閱讀越主動,效果越好。閱讀可以分為四層閱讀。第一層是基礎閱讀,它包括準備階段、學習讀一些簡單的讀物、快速建立字彙的能力、精煉與增進前面所學的技巧。所以,想要讀好一本書需要從小培養。

第二階段是檢視閱讀,其中包括有系統的略讀或粗讀、粗淺的閱讀。那麼如何做到有系統的略讀和粗讀呢?那就是讀之前先看書名、序、目錄。看完之後知道了書本的大致內容,再進行粗淺的閱讀,其中粗淺的閱讀包括閱讀的速度、理解問題、檢視的摘要。懂得怎麼閱讀了嗎?

 

心理盤點清單

  • 列出所有你正在做的事情.

  • 列出你應該要做的事情

  • 列出你想要做的事情

並思考著以下兩個問題:

  • 這項任務重要嗎?

  • 這項任務非做不可嗎?

 

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